Så sparar företag tid genom digital kvittohantering

Så sparar företag tid genom digital kvittohantering och koppling till företagskort

I dagens snabbrörliga affärsvärld letar företag ständigt efter sätt att effektivisera sina processer, minska kostnader och spara tid. En av de mest tidskrävande och omständliga processerna för många företag är kvittohantering. Men tack vare den digitala utvecklingen finns det nu lösningar som kan revolutionera hur kvitton hanteras och kopplas till företagskort. Här tittar vi på hur företag kan spara tid och resurser genom att digitalisera sin kvittohantering och koppla dem till befintliga företagskort – och hur Expense kan hjälpa er att lyckas.

Utmaningar med traditionell kvittohantering

Traditionell kvittohantering innebär ofta en rad manuella steg: anställda behöver spara papperskvitton, fylla i utläggsrapporter, skicka in dessa till ekonomiavdelningen och vänta på att få sina utlägg godkända och ersatta. Denna process är inte bara tidskrävande för de anställda, utan innebär också en administrativ börda för företaget. Risker som borttappade kvitton, felaktiga rapporter och långsam bearbetningstid förlänger processen ytterligare. 

Fördelar med digital kvittohantering

Digital kvittohantering innebär att kvitton snabbt och enkelt kan hanteras, lagras och bearbetas digitalt. När ett företag övergår till digital kvittohantering innebär det en rad fördelar:

1. Automatisering och effektivisering: Genom att använda en digital plattform för kvittohantering kan anställda fota eller skanna sina kvitton direkt med sin mobiltelefon. Kvitton laddas automatiskt upp till företagets system där de matchas mot utläggsrapporter och företagskortstransaktioner. Detta minskar den manuella arbetsbördan avsevärt.

2.Snabbare godkännandeprocess: När kvitton hanteras digitalt och är kopplade direkt till företagskortet kan ekonomiavdelningen snabbt få en översikt över alla transaktioner och utlägg. Detta gör att utlägg kan godkännas betydligt snabbare, vilket gynnar både anställda och ekonomiavdelningen.

3. Minskad risk för fel: Digital kvittohantering innebär också att risken för felaktigheter minskar drastiskt. Plattformen kan automatiskt läsa av viktiga detaljer som belopp, datum och leverantör från kvittona. Detta minimerar risken för felaktiga rapporter och dubbelregistreringar.

4. Bättre översikt och spårbarhet: Genom att hantera kvitton digitalt blir det lättare att få en översikt över företagets utgifter. Systemet gör det enkelt att söka efter och analysera utlägg för att säkerställa att företaget följer sin budget och sina utläggspolicies. All information är dessutom spårbar, vilket gör det lättare att hitta eventuella avvikelser eller felaktigheter.

Koppling av befintliga företagskort till kvittohanteringen

En nyckelkomponent i en digitaliserad kvittohantering är möjligheten att koppla företagets befintliga företagskort. Med Expense är detta enkelt eftersom vi samarbetar med samtliga kortleverantörer och banker, vilket innebär att ni kan koppla era kort direkt till vårt system. Detta skapar en sömlös och integrerad lösning som ytterligare effektiviserar processen.

1. Automatisk transaktionsmatchning: När kvittohanteringen är kopplad till företagskortet sker en automatisk matchning mellan varje transaktion på kortet och det tillhörande kvittot. Detta eliminerar behovet för anställda att manuellt koppla kvitton till sina utläggsrapporter, vilket sparar tid och minskar risken för misstag.

2. Smart kvittohantering med Expense: Expense erbjuder en smart kvittolösning som automatiskt fångar upp vad som är avdragsgillt, identifierar branschkoder och räknar ut korrekt momsbelopp. Detta innebär att företaget alltid kan vara säker på att alla transaktioner hamnar på rätt plats i bokföringen, utan manuell intervention.

3. Enkel integration med ekonomisystem: Expense är kompatibelt med alla ekonomi- och lönesystem, vilket innebär att företag enkelt kan integrera kvittohanteringen med sina befintliga system. Detta säkerställer att alla transaktioner, utlägg och kvitton automatiskt hamnar på rätt plats i bokföringen, utan extra steg.

4. Förbättrad kontroll och policyefterlevnad: Genom att koppla kvittohanteringen till företagskortet och använda Expense får ekonomiavdelningen bättre kontroll över företagets utgifter. Det blir enkelt att säkerställa att alla utgifter är kopplade till korrekta kvitton och att de följer företagets utläggspolicy.

Så implementerar du digital kvittohantering med Expense

För att börja spara tid och pengar genom digital kvittohantering och koppling till företagskort är första steget att välja rätt lösning. Med Expense får ni inte bara en smart och effektiv kvittohantering, utan också en lösning som är kompatibel med samtliga kortleverantörer, banker och ekonomisystem.

Att implementera Expense är enkelt:

• Koppla era befintliga företagskort till Expense-plattformen.
• Anställda skannar sina kvitton med appen, och transaktioner matchas automatiskt.
• Bokföring och rapportering hanteras automatiskt och smidigt i ert ekonomisystem.

Sammanfattning

Genom att digitalisera kvittohanteringen med Expense och koppla den till era befintliga företagskort kan ert företag spara både tid och pengar. Processen blir snabbare, effektivare och minskar risken för felaktigheter och borttappade kvitton. Expense hjälper också till att identifiera avdragsgilla kostnader, korrekt moms och ser till att allt bokförs på rätt sätt. 

Vill du veta mer om hur Expense kan hjälpa just ditt företag att effektivisera kvittohanteringen och skapa bättre kontroll över företagets utgifter?

Kontakta oss idag så hjälper vi dig att hitta rätt lösning!