Expense Webinar Series - Upptäck vår moms-funktion vid utrikes inköp

Automatisering av Momsavdrag: En Guide till Effektivitet med Expense

Digitalisering har på senare år blivit ett nyckelord för många företag, inte minst när det kommer till hanteringen av ekonomiska processer. Nyligen höll Angelica Björk, ekonom och Produkt-Expert inom Expense ett webinar för att guida användare genom processen att automatisera momsavdrag, särskilt för inköp både inom och utanför EU. För dig som missade detta informativa möte kommer här en sammanfattning av huvudpunkterna och viktiga insikter.

Varför automatisera momsavdrag?

Att automatisera momsavdrag ger inte bara effektivitet i processen utan minskar också risken för mänskliga fel. Många företag har redan digitaliserat sina kvittohanteringsprocesser, vilket innebär att de nu slipper hantera fysiska kvittobuntar tack vare lagändringar som trädde i kraft den 1 juli. Genom Expense-plattformen kan du enkelt koppla företagskort, utlägg och reseräkningar, vilket gör hanteringen av moms mycket enklare.

Aktivering av inställningar för momsavdrag

Ett centralt fokus under webinaret var inställningarna för moms inom och utanför EU. Angelica visade hur man som administratör aktiverar dessa inställningar under portalen "Inställningar". När dessa inställningar är påslagna kommer man kunna se val för ingående och utgående moms. För att detta ska fungera behöver företaget först lägga upp motsvarande konton i kontoplanen. Ett tips är att sätta dessa konton som "systemkonton" för att undvika att de syns för användarna när de kategoriserar sina kvitton.

Effektiv hantering av inköp och fakturor

När ett inköp görs, oavsett om det är ett företagskort-köp eller ett utlägg i utländsk valuta, finns det möjlighet att kategorisera köpet korrekt i Expense-portalen. Systemet fångar upp relevant data som valuta, belopp och växelkurs, och omvandlar automatiskt beloppen till den lokala valutan som bokförs. När man som administratör kategoriserar ett kvitto kan man aktivt välja att bokföra inköpet som antingen inom eller utanför EU. Därefter fyller man i det momsbelopp som ska lyftas och systemet hanterar automatiskt omvandlingen till rätt konto.

Vad händer om momssatsen varierar?

Under webinaret diskuterades även scenarier där momssatserna kan variera beroende på typ av avdelning eller typ av inköp. För företag som inte lyfter hela momsen har Expense möjligheten att ställa in så kallade "modifierad moms". Detta innebär att rätt momssats automatiskt appliceras utifrån vilken avdelning som har gjort inköpet. Funktionen är flexibel och kan användas för att styra rätt momsbelopp baserat på förinställda parametrar.

Hantering i appen för användare

Funktionen för momsavdrag är även tillgänglig i Expense-appen. Detta betyder att användare som själva kategoriserar sina kvitton också kan göra detta val. Dock kan det vara klokt att informera användare om hur moms ska lyftas, eftersom de kanske inte alltid har full kännedom om detaljerna kring momsavdrag.

Nyheter och kommande förbättringar

Angelica lyfte även fram att Expense kontinuerligt arbetar med uppdateringar och förbättringar. Ett exempel som togs upp är att moms-knapparna kommer att förbättras inom två veckor, vilket gör det enklare för användare att snabbt räkna ut och fylla i korrekt momsbelopp. Information om detta och andra förbättringar kommer att skickas ut till användare via nyhetsbrev.

Stöd och resurser tillgängliga för användare

För de som vill lära sig mer om systemet och dess funktioner finns ett omfattande hjälpcenter tillgängligt. Där kan man hitta artiklar, instruktionsvideor och webinarier som ger vägledning kring olika delar av systemet. Vid mer specifika frågor finns även möjligheten att kontakta supporten direkt.

Avslutande tankar

Digitalisering och automatisering av momsavdrag kan spara tid, minska administrativa bördor och minimera risken för fel. Genom Expense-plattformens flexibla och användarvänliga funktioner kan företag enkelt hantera inköp både inom och utanför EU. Med kommande uppdateringar och ett dedikerat supportteam är Expense väl positionerat för att hjälpa företag att navigera och effektivisera sina ekonomiska processer.

Stort tack till Angelica Björk och alla som deltog i webinaret. För fler uppdateringar om framtida webinarier och tips om hur du kan effektivisera din ekonomihantering, håll utkik efter Expense nyhetsbrev!