Vid representation är det ofta nödvändigt att dela upp kostnaden för att redovisa den korrekt på olika kostnadsställen. Detta kan vara relevant om kostnaden ska skiljas mellan intern och extern representation eller fördelas mellan olika projekt eller avdelningar. I Expense-appen är denna funktion möjlig via "Dela"-knappen uppe till höger.
Genom att använda "Dela" kan du säkerställa att varje kostnadsställe får sin rättmätiga andel av kostnaden, vilket förbättrar bokföringens precision. Funktionen ger dig full kontroll över kostnadsfördelningen innan bokföringen slutförs.
Önskemål om en "Klar"-knapp
Vi förstår att en "Klar"-knapp under sektionen "Ange syfte" hade förenklat processen och gjort avslutningen av registreringen mer intuitiv. I nuläget krävs dock att du använder knappen "Dela" för att slutföra registreringen och fördela kostnaderna på rätt sätt. Denna funktion är viktig för att undvika fel i redovisningen.
Steg-för-steg: Kontering vid Representation
Följ nedanstående steg för att korrekt registrera och kontera representation i Expense-appen:
-
Öppna Expense-appen.
-
Skapa inköp
- Klicka på Plus-ikonen och välj Skapa inköp.
- Fotografera kvittot eller välj en bild från bildarkivet genom att trycka på telefonens bakåt-knapp.
- Välj Företagskort och lägg till en kommentar.
- Kontrollera att belopp och övriga uppgifter är korrekta och klicka sedan på Spara.
-
Redovisa transaktionen
- Gå till Att Redovisa och öppna den aktuella kortredovisningen.
- Kontrollera transaktionerna och välj den transaktion du vill redovisa.
- Öppna transaktionen och välj Bokför.
-
Välj Representation
- När du valt representation, välj lämplig mall och fyll i antalet deltagare, deras namn (om det gäller externt företag), och syftet med representationen.
-
Dela kostnaden mellan kostnadsställen
- Välj Dela om du behöver fördela kostnaden mellan olika kostnadsställen, projekt eller konton.
- Om alla kostnader ska läggas mot samma kostnadsställe eller projekt kan du direkt klicka på Klar för att bekräfta.
-
Slutför och spara
- Klicka på Spara för att slutföra registreringen.
Delkontering vid Representation
Expense-appen erbjuder även möjligheten att ange beloppen som procent för representation. Detta innebär att du kan koppla en viss procentsats av kostnaden till ett specifikt konto eller kostnadsställe.
För att aktivera delkontering för representation behövs en särskild inställning på administratörssidan. Kontakta administratören om denna funktion behöver aktiveras.
Sammanfattning
Genom att följa dessa steg kan du säkerställa korrekt bokföring, även när representation kräver uppdelning över flera kostnadsställen eller olika momssatser. Funktionen "Dela" är utformad för att ge full kontroll över kostnadsfördelningen och säkerställer att bokföringen blir korrekt.