Om du har tappat bort ett kvitto och inte kan bifoga det till din utläggsrapport, följ dessa steg för att säkerställa korrekt hantering enligt företagets policy:
1.Försök återskapa kvittot
- Kontakta säljaren: Många butiker eller restauranger kan ge dig en kopia av kvittot om du anger datum och tid för köpet.
- Kontrollera dina kontoutdrag: Ladda ner en kopia av ditt kontoutdrag eller kreditkortstransaktion som visar köpet.
- Mailbekräftelse: Om köpet gjordes online, leta efter en bekräftelse eller faktura i din e-post.
2. Dokumentera transaktionen
Skriv en kortfattad men tydlig förklaring av utlägget. Se till att inkludera:
- Datum och tid för transaktionen.
- Var transaktionen ägde rum (butik, restaurang, online-tjänst, etc.).
- Vad som köptes eller vad tjänsten omfattade.
- Beloppet som spenderades inklusive moms.
Du kan använda företagets förtryckta Intyg om förlorat kvitto-formulär eller använda Expense dokument med ovanstående information.
3. Fota och bifoga dokumentation
Om du inte lyckas få fram originalkvittot, fotografera formuläret ovan och koppla till transaktionen i Expense.
4. Skicka till godkännande
Skicka in utläggsrapporten enligt den vanliga rutinen.
6. Vid behov, följ upp
Om du inte får svar på din utläggsrapport eller om du behöver mer hjälp, kontakta ekonomiavdelningen.
Tips för framtiden
Ta en bild på kvittot så snart du får det för att undvika att det tappas bort.
Med denna rutin säkerställs att företaget kan hantera dina utlägg korrekt även om kvitto saknas.