Förenkla bokföringsprocessen med Expense representationstyper med automatiskt bokföring av moms och korrekta underlag
Representationstyper uppbyggnad
Gå in på Administrera > Representation> Se de aktiva mallarna i er Expense miljö.
En representationstyp utformas utifrån dessa fält:
- Representationstypens namn
- Förkortning av typen (synlig på PDF:erna i systemet)
- Moms procentsats
- Max belopp per person som är avdragsgiltigt
- Momsbasbelopp (dvs det det momsbelopp moms som får inte beräknas på
högre belopp än det som är angivet här) - Konto för avdragsgiltigt
- Konto för icke avdragsgiltigt
- Om mallen skall vara synlig för endast administratörer
- Status
Förtydliga representationstypernas namn så alla medarbetare förstår vilken dem skall välja vid de olika kvitton som de skall bokföra.
Få kompletta underlag vid bokföringssteget av representation
För att få kompletta bokföringsunderlag vid bokföring av representation adderar man obligatoriska frågor i varje mall som finns tillgänglig i systemet.
Gå in på vald representationstyp > Fliken representationstext
Addera de frågor som ni vill att medarbetarna skall fylla i.
Vid intern representation är dessa frågor obligatoriska som underlag:
- Ange namn på deltagare
- Ange syfte
Vid extern representation är dessa frågor obligatoriska som underlag:
- Ange namn på deltagare
- Ange syfte
- Ange externt företagsnamn
Anpassa mallarna
Aktivera de mallar ni önskar använda er av inom er organisation. Ett vanligt urval av mallar som kunder använder sig av är dessa.
I översikten kan man justera till inaktiva mallar, där finns ett urval tillgängliga som ni kan aktivera vid behov. Eller så lägger ni till nya genom att klicka på Ny representationstyp
Kvitton med blandad moms
Vid scenario där ett kvitto har två olika procentsatser - tex när det förtärts mat & alkohol adderar man en mall där schablonmomsen tillämpas (15,25%). På så sätt slipper man delkontera kvittot och Expense sköter uträkningen av inköpet.
Uträkning vid bokförd representation
Effektiviseringen kring funktionen att använda representationstyperna är när användarna väljer en mall och utifrån hur mallen är uppbyggd enligt procentsats, eventuella avdragsgiltiga delar och konton kommer Expense bokföra kvittot automatiskt.
Användaren väljer en Representationstyp > anger antalet deltagare>svarar på de obligatoriska frågorna som är sparade i representationstypen > Sparar > Expense räknar ut moms, vad som är icke avdragsgiltigt samt eventuellt avdragsgiltigt.