Steg 4 - Lägg upp användare

För att möjliggöra en enklare kvittoprocess är det viktigt att medarbetare har tillgång till Expense. Som administratör kan man lägga upp nya användare i etapper eller alla på en gång. 

Lägg upp användare individuellt

1. Gå till Administrera > Personer > Ny person och fyll i
   1. Förnamn 
   2. Efternamn 
   3. E-postadress (vill ha e-postinformation blir automatiskt aktiverat så användaren kan få aviseringar ifrån Expense) 
   4. Bocka i Användare 
   5. Användarnamn 
   6. Lösenord 
   7. Behörighet: kortanvändare 
   8. Spara 

Attestperson

1. Gå till Administrera > Personer > Välj person > Aktivera "kan attestera" på de personer som ska ha den behörigheten
2. Gå sedan till  Personer > Välj person > Mina Attestpersoner/Godkännare.
3. Vid behov av flera steg i attestflödet kontakta support för aktivering av två steg i arbetsflödet

Interna konton 

Om kostnadsställe och projekt eller andra eventuella interna konton tillämpas kan ni även spara dessa koder på varje person så detta finns automatiskt när de skall bokföra sina inköp.   

Behörigheter 

Aktivera “kortanvändare” om personen kommer ha ett kort kopplat till Expense så kan de redan nu komma igång och fotografera sina kvitton. 

Anpassa vem som kan bokföra

Vi rekommenderar att alla får chansen att prova att bokföra, ni har en styrning i kontoplanens MCC-koder, läs mer om det här . Detta innebär att man konterar sin redovisning och lägger ihop kvitto med köp samt lägger mot konto eller internt konto. 

Lägg upp många användare i bulk 

1. Gå till Administrera > Personer > 3 prickar och följ hänvisningarna. 

2. Importfilen ska vara en tabb-separerad txt-fil och skriven i följande ordning: 

   1. Förnamn

   2. Efternamn

   3. E-post

   4. Språk som ISO 639-1 (svenska är standardspråk).

   5. Kolumnen e-post avgör om personen redan finns.

   6. Skapa med fördel i Excel och spara som .txt fil. 

3. Efter import klicka Skapa användare > Välj standard som exempelvis e-postadress och  lösenord 
4. Välj alla som ska ha användaruppgifter och skapa användare. 
5. Tips! Man måste däremot göra stegen Interna konton, kan attestera (kan granska) och attesteras av (granskas av) om detta används sam behörighet exempelvis kortanvändare. 

Informera Användare

1. Gå till Administrera > Meddelanden.
2. Kopiera e-postadresserna och öppna ett nytt mejl.
3. Förslag på e-postmeddelande till användarna:

Ämne: Välkommen till Expense - Vår Nya Digitala Kvittohantering

Hej,

Som en del av vårt digitaliseringsarbete har vi valt att börja använda Expense, ett smidigt system för digital kvitto- och utläggshantering.

Så här kommer ni igång:

1. Logga in på er Expense-profil via länken: https://företagsnamn.dicomkontera.se
2. Ange era inloggningsuppgifter.
   Användarnamn: din e-post 
   Lösenord:1234 (vid första login får du byta till ett eget lösenord)
3. Ladda ner Expense-appen i Google Play eller Apple Store.
4. Koppla appen genom att gå till Mina > Inställningar>Lägg till enhet och få en registreringskod som du fyller i appen, eller ange dina inloggningsuppgifter
5. Läs gärna denna instruktion eller se instruktionsvideon för att få en snabb introduktion.
6. Instruktions video till er som använder Reseräkning och utlägg/milersättning finner ni här.

Från och med [Datum + Månad] kommer vi att börja fotografera och digitalt hantera kvitton i Expense-appen för att effektivisera våra kvittoprocesser.

Har ni inte fått inloggningsuppgifter eller saknar e-postadress registrerad i Expense? Kontakta er administratör för att få dessa uppgifter. 

Genom denna inbjudan får användarna all nödvändig information för att komma igång och förstå de nya processerna i Expense.