Steg 4 - Lägg upp användare

Lägg upp nya användare som administratör

För att möjliggöra en enklare kvittoprocess är det viktigt att medarbetare har tillgång till Expense. Som administratör kan man lägga upp nya användare i etapper eller alla på en gång.

Inga automatiska mejl går ut om ni inte kopplar korten till användarna. Mejl kan skickas från meddelande-funktionen.

Lägg upp användare individuellt

Gå till Administrera > Personer > Ny person och fyll i
1. Förnamn
2. Efternamn
3. E-postadress (vill ha e-postinformation blir automatiskt aktiverat så användaren kan få aviseringar ifrån Expense)
4. Bocka i Användare
5. Användarnamn
6. Lösenord
7. Behörighet: kortanvändare
8. Spara

Tips! Använd användarens e-postadress som användarnamn och ett mycket enkelt lösenord (1234, Bolagsnamn). Vid första inloggning kommer de automatiskt bli hänvisade till att byta lösenord.

Expense Screen Recording - Chris (4)-1

Attestperson

Gå till Administrera > Personer > Välj person > Aktivera "kan attestera" på de personer som ska ha den behörigheten
Gå sedan till Personer > Välj person > Mina Attestpersoner/Godkännare.
Vid behov av flera steg i attestflödet kontakta support för aktivering av två steg i arbetsflödet

Expense Screen Recording - Chris (8)

Interna konton

Om kostnadsställe och projekt eller andra eventuella interna konton tillämpas kan ni även spara dessa koder på varje person så detta finns automatiskt när de skall bokföra sina inköp.

Det går även att låsa användaren så de inte kommer åt andra interna konton. Bocka då i lås, men viktigt att tänka på är att användaren då inte har något annat val än att kontera mot det interna kontot som den är låst till.

Behörigheter

Aktivera “kortanvändare” om personen kommer ha ett kort kopplat till Expense så kan de redan nu komma igång och fotografera sina kvitton.

Anpassa vem som kan bokföra

Vi rekommenderar att alla får chansen att prova att bokföra, ni har en styrning i kontoplanens MCC-koder, läs mer om det här . Detta innebär att man konterar sin redovisning och lägger ihop kvitto med köp samt lägger mot konto eller internt konto.

Lägg upp många användare i bulk

Gå till Administrera > Personer > 3 prickar och följ hänvisningarna.
Importfilen ska vara en tabb-separerad txt-fil och skriven i följande ordning:
1. Förnamn
2. Efternamn
3. E-post
4. Språk som ISO 639-1 (svenska är standardspråk).
5. Kolumnen e-post avgör om personen redan finns.
6. Skapa med fördel i Excel och spara som .txt fil.
Efter import klicka Skapa användare > Välj standard som exempelvis e-postadress och lösenord
Välj alla som ska ha användaruppgifter och skapa användare.
Tips! Man måste däremot göra stegen Interna konton, kan attestera (kan granska) och attesteras av (granskas av) om detta används sam behörighet exempelvis kortanvändare.

Tips! Interna konton, "kan attestera" och "attesteras av" behöver anpassas om detta används samt behörighet exempelvis kortanvändare.

Informera användare

Gå till Administrera -> Meddelanden för att skicka ett massutskick om ni vill informera användare hur de kan komma igång.
Förslag på utskick >

Hej -

Som en del i vårt digitaliseringsarbete har vi beslutat att använda oss av Expense, ett smidigt system för digital kvittohantering och utlägg.

Inom kort kommer ni få ett mail från Expense med era inloggningsuppgifter. Så här kommer man igång.

Använd er e-postadress som användarnamn och skriv in "1234" som temporärt lösenord.
Vid första inloggning kommer ni automatiskt bli hänvisade till att byta lösenord.
Logga in via denna länk (https://företagsnamn.dicomkontera.se),
Verifiera er e-post
Koppla appen på Mina > Inställningar. Antingen med användarnamn och lösenord ELLER med en registreringskod.