Hur Expense hanterar och lagrar kvitton säkert och är lättillgängliga i upp till tio år.
I dagens snabba affärsmiljö är det avgörande att hantera och lagra kvitton effektivt. Expense - det smidiga systemet för digital kvittohantering och utlägg har utformats minutiöst för att inte bara effektivisera utgiftshantering utan också se till att era kvitton lagras säkert och är lättillgängliga i upp till tio år. Här är en detaljerad beskrivining hur vi hanterar denna process och de säkerhetsåtgärder som finns på plats för att skydda era uppgifter.
1. Lagring av kvitton: Ett robust digitalt arkiv
När ett kvitto laddas upp till vår plattform, oavsett om det är via en mobilapp, e-post eller direktuppladdning, behandlas det omedelbart och lagras i vårt säkra digitala arkiv. Detta arkiv fungerar som en centraliserad databas där alla kvitton indexeras, kategoriseras och taggas med metadata som datum, belopp, handlare och användar-ID. Expense säkerställer att kvitton inte bara lagras på ett säkert sätt utan också snabbt kan hämtas när det behövs.
Viktiga funktioner i vår lagringsprocess:
- Optisk teckenigenkänning (OCR): Vår plattform använder avancerad OCR-teknik för att extrahera viktig information från kvitton, såsom datum, belopp, moms och handlarens företagsnamn. Dessa uppgifter lagras tillsammans med bilden av kvittot, vilket gör det lättare att söka och kategorisera.
- Molnbaserad lagring: Vi utnyttjar molninfrastruktur för att lagra alla kvitton.
- Kryptering: Alla kvitton krypteras både i vila och under överföring. Det innebär att dina data är skyddade från obehörig åtkomst, oavsett om de laddas upp, lagras eller hämtas.
2. Säkerhetskopieringsprotokoll: Säkerställa dataintegritet
För att garantera att dina kvitton förblir säkra och tillgängliga i 10 år har vi implementerat omfattande säkerhetskopieringsprotokoll. Dessa protokoll är utformade för att skydda mot dataförlust på grund av oavsiktlig radering eller katastrofala händelser.
Vår strategi för säkerhetskopiering inkluderar:
- Dagliga säkerhetskopieringar: Vi utför dagliga säkerhetskopieringar av alla kvitton och deras tillhörande metadata. Den här metoden säkerställer att även de minsta ändringarna eller tilläggen samlas in utan behov av fullständiga säkerhetskopieringar, vilket optimerar lagrings- och återställningstider.
3. Långsiktig datalagring: Säkra kvitton i 10 år
Efterlevnad av finansiella bestämmelser kräver ofta att man behåller kvitton under längre perioder. Vår plattform är byggd för att möta och överträffa dessa krav, med system på plats för att säkerställa att dina kvitton förblir tillgängliga och intakta i 10 år.
- Data Lifecycle Management: Vår plattform hanterar automatiskt livscykeln för lagrade kvitton och ser till att de arkiveras och bevaras enligt fördefinierade lagringspolicyer. Efter 10 år kan användare välja att radera kvitton eller förlänga lagringsperioden.
- Regelbundna integritetskontroller: Vi utför regelbundna integritetskontroller av all arkiverad data för att upptäcka och korrigera eventuella korruptioner som kan uppstå över tid. Dessa kontroller hjälper till att säkerställa att dina kvitton förblir intakta och tillgängliga under hela lagringsperioden.
- Överensstämmelse med juridiska standarder: Vår plattform är kompatibel med viktiga finansiella och dataskyddsbestämmelser och GDPR-krav. Denna efterlevnad garanterar att dina kvitton lagras och hanteras på ett sätt som uppfyller rättsliga skyldigheter, vilket minskar risken för revisionspåföljder.
4. Säkerhetsåtgärder: Skydda dina uppgifter
Säkerhet är en hörnsten i vår plattform. Vi förstår att känsligheten i finansiella register kräver högsta möjliga skyddsnivå.
Våra säkerhetsprotokoll inkluderar:
- Avancerad kryptering: Vi använder [AES-256-kryptering], en standard som regeringar och finansinstitut över hela världen litar på, för att säkra all kvittodata.
- Regelbundna säkerhetsrevisioner: Vi genomför frekventa säkerhetsrevisioner och sårbarhetsbedömningar för att identifiera och mildra potentiella risker. Dessa granskningar hjälper oss att ligga steget före nya hot och upprätthålla integriteten på vår plattform.
- Åtkomstkontroller: Vi implementerar strikta åtkomstkontroller och säkerställer att endast behörig personal har tillgång till backend-systemen där kvitton lagras. Användarbehörigheter hanteras noggrant för att förhindra obehörig åtkomst eller dataintrång.
Slutsats
Vår plattform för utläggshantering är utformad med din sinnesro som prioritet. Från säker lagring och pålitliga säkerhetskopieringsprotokoll till långsiktig lagring och robusta säkerhetsåtgärder ser vi till att dina kvitton är säkra, tillgängliga och kompatibla i upp till tio år. Genom att utnyttja den senaste tekniken skyddar vi era ekonomiska register så att ni kan fokusera på det som är viktigast – att få ert företag att växa.