När anställda skickar in utlägg i Expense-systemet, kan frågor kring öresutjämning och hantering av utländska valutor uppstå. Den här artikeln förklarar hur Expense hanterar dessa två viktiga områden för att säkerställa korrekt redovisning.
Öresutjämning i Expense
Vad är öresutjämning?
Öresutjämning uppstår när belopp avrundas till närmaste hel krona vid redovisning. Detta är särskilt relevant i system som hanterar flera decimaler i belopp, som vid användning av utländska valutor. Öresutjämning sker för att göra beloppen hanterbara i svenska redovisningssystem som arbetar med hela kronor.Hur hanteras öresutjämning i Expense?
Expense-systemet hanterar öresutjämning genom att automatiskt avrunda det totala beloppet i svenska kronor till närmaste hela krona när en rapport skickas in. Detta sker vid följande tillfällen:- Vid konvertering av utländska valutor till SEK: När ett utlägg i utländsk valuta omvandlas till SEK, hanteras eventuella decimaler genom avrundning till närmaste hel krona.
- Vid slutgiltig summering av utlägg: När flera utlägg samlas i en rapport, avrundas det totala beloppet till närmaste krona vid summering.
- Om decimalen är 0,50 eller högre, avrundas beloppet uppåt.
- Om decimalen är lägre än 0,50, avrundas beloppet nedåt.
Exempel på öresutjämning:
Om en anställd redovisar ett utlägg på 100,35 SEK, kommer systemet att avrunda detta till 100 SEK. Om beloppet är 100,75 SEK, avrundas det till 101 SEK.
Hantering av Utländska Valutor
Automatiserad Valutakonvertering
När anställda redovisar utlägg i utländska valutor, konverterar Expense automatiskt dessa belopp till SEK med hjälp av aktuell valutakurs från systemet. Expense uppdaterar valutakurserna dagligen för att säkerställa att omvandlingen är korrekt baserad på den senaste marknadsinformationen.Valutakurskälla
Valutakurserna hämtas från pålitliga tredjepartsleverantörer, vilket gör att omvandlingarna speglar aktuella marknadsvärden. Detta minimerar risken för avvikelser när anställda gör affärer i olika valutor.Exempel på Valutakonvertering:
Om en anställd rapporterar ett utlägg på 100 USD, och den aktuella växelkursen är 10,50 SEK per USD, kommer Expense att omvandla utlägget till 1050 SEK. Denna summa avrundas sedan enligt de öresutjämningsregler som tidigare nämnts.
Hantering av växelkursdifferenser
Ibland kan det finnas små skillnader mellan den växelkurs som används av Expense och den faktiska kursen som visas på kvitton eller kreditkortsutdrag. Expense tillåter användare att justera dessa differenser manuellt om det krävs, så länge det stämmer överens med företagets redovisningspolicy.Viktiga punkter att tänka på
- Öresutjämning sker automatiskt i systemet och avrundar belopp till närmaste krona.
- Expense konverterar automatiskt utländska valutor till SEK med aktuella växelkurser.
- Valutakurserna uppdateras dagligen för att säkerställa korrekta konverteringar.
- Små differenser på grund av växelkursändringar kan justeras manuellt om det behövs.