Hur man som Administratör anpassar flödet av fakturafiler.
Som administratör kommer man kunna se allt i det skarpa flödet och följa alla redovisningarna för att kunna hålla koll på processer och rutiner. Det finns olika möjligheter kring filtrering, justera bokföring samt att skicka påminnelser.
.gif?width=688&height=335&name=Expense%20Screen%20Recording%20-%20Chris%20(9).gif)
Lista alla
Status > Filtrera på vart era redovisningar är i processen.
Typ > Vilka sorts redovisningar ni vill se.
Fakturerat/Ofakturerat -> Om ni vill se de slutgiltiga fakturorna, eller de ofakturerade transaktionerna om ni får dessa levererade dagligen.
Sök > Sök på valfritt innehåll för att lokalisera en redovisning.
Datum> Anpassa datumintervall till de innehåll ni vill se.
Kontrollera redovisningarna
.gif?width=688&height=335&name=Expense%20Screen%20Recording%20-%20Chris%20(10).gif)
Som administratör kommer man kunna kontrollera vad kortinnehavarna har gjort på sina redovisningar. Gå in på en redovisning och gör er kontroll.
Transaktionsöversikt > Information om inköpet som ni får levererat av kortleverantören.
Bifogade kvitton >
Plus-ikon om inget kvitto finns
Telefonikon om ett kvitto matchar
Gem-ikon om ett kvitto är kopplat
Trådikon om kvittot är automatiskt matchat - Det går även att bifoga flera bilagor till transaktionerna
Bokföringsteget > Är ikonerna upplysta är ingen bokföring gjord. Är de nedsläckta har en bokföring gjorts av kortinnehavaren.
Tre prickarna > Klicka på de tre prickarna för att kontrollera bokföringen som är gjord, eller om det inte är gjort kan du göra det i detta steg. Välj kniven/gaffeln vid representation eller boken vid en vanlig bokföring.
Dubblettvarning - vid inköp som är gjorda med samma datum & belopp kommer Expense varna er om att det inköpet kan vara en dubblett. Detta är för att ni skall kunna kontrollera om något kvitto registrerats dubbelt så att ni kan undvika felaktiga utbetalningar samt dubbelt bokförda kvitton. Att det finns en dubblettvarning stoppar inte arbetsflödet utan är ett hjälpmedel.
Bokföringsunderlag
När en redovisning är klar och bokförd har ni som administratörer tillgång till Expense digitala bokföringsunderlag. Där får ni en överblick hur bokföringen ser ut samt om det är korrekt bokfört enligt era rutiner.
Detaljerad verifikation > Få varje transaktion på en egen rad med konton, kommentarer, transaktionsinnehåll, interna konton, moms och konton.
Summerad verifikation > En digital summering av alla transaktioner i debet/kredit.
Påminnelser
För att ni ska få in alla redovisningar i tid kan ni som administrerar i Expense skicka påminnelser direkt ifrån systemet. Ni kan aktivera att Expense skickar dessa åt er, eller så kan ni aktivt göra ett urval själva och skicka dessa påminnelser direkt.-gif.gif?width=688&height=335&name=Expense%20Screen%20Recording%20-%20Chris%20(11)-gif.gif)
Redovisningar > påminnelser > Aktivera automatiska påminnelser i det intervall ni önskar.
Välj urval > Välj vilken status av era redovisningar ni vill se som ni kan påminna om.
För redovisningar som är> Vilka sorts redovisningar ni vill se och hur gamla dem är i systemet.
Uppdatera urvalet > Få upp er lista på redovisningar där ni direkt kan markera de ni vill meddela och skicka då ett meddelande till dem om att de måste slutföra sin redovisning.