Flexibelt attestregelverk

Skräddarsy ert arbetsflöde i Expense med beloppsgränser för att uppnå ert unika behov

Skräddarsy arbetsflödet i Expense med beloppsgränser

Med Expense kan ni anpassa arbetsflödet för att möta era unika behov, inklusive möjligheten att lägga in beloppsgränser. Här är en guide för hur ni aktiverar och ställer in detta.

Aktivering av inställningar

För att få tillgång till inställningen med beloppsgränser, vänligen kontakta Expense supporten.

Behörigheter i arbetsflödet

Ge användare rätt att bli attestperson eller granskare genom att följa dessa steg:

1. Gå till Administrera > Personer.
2. Välj den aktuella personen.
3. Aktivera alternativet "Kan granska" eller "Kan attestera".

Observera: Attestpersonen är automatiskt aktiverad i er Expense-miljö. Om ni vill lägga till ett ytterligare steg för granskning, kontakta Expense supporten för att aktivera det.

Ställ in arbetsflödet

För att aktivera det flexibla attestregelverket måste ni ha ett aktivt internt konto i Expense. Om ni inte vill använda ett befintligt konto kan ni skapa ett fiktivt och sedan ställa in det som "Exportera inte till bokföring". Så här gör ni:

1. Gå till Administrera > Attesteringsmetod.
2. Välj det interna konto där attestregelverket ska aktiveras.
3. Gå till Interna konton och välj det interna kontot som valdes ovan.
4. Klicka på fliken Attesteras av och lägg till en ny attestperson.
5. Välj kod och belopp för respektive person.

Alla koder som ingår i arbetsflödet måste vara kopplade till attestregelverket för att arbetsflödet ska fungera korrekt.

Inget behov av beloppsgränser?

Om ni behöver ett flexibelt attestregelverk utan specifika beloppsgränser kan ni följa dessa steg:

1. Aktivera arbetsflödet enligt ovanstående instruktion.
2. När ni anger beloppsgränsen kan ni sätta ett högt belopp (t.ex. 100 000 kr) eller en rimlig summa baserat på era behov.

Inköp utan behov av det flexibla attestregelverket

I de fall där ett inköp inte behöver gå genom det flexibla attestregelverket kan det hanteras på följande sätt:

1. Gå till Administrera > Personer.
2. Välj en specifik attestperson eller granskare.
3. Inköp som inte bokförs mot det interna konto där ni aktiverat attestregelverket kommer att skickas till den valda attestpersonen.

Som administratör har ni en översikt över alla inköp i systemet, samt tillgång till PDF-filer där ni kan se detaljer om inköpen. Granskare och attestpersoner ser endast de inköp de ansvarar för att attestera.

Slutgodkännande av redovisningar

Redovisningar som skickats till olika personer för granskning eller attest måste slutattesteras innan de kan godkännas av en administratör.

1. Gå till Redovisningar > Godkänna och kontrollera att alla steg i arbetsflödet är klara.
2. Skapa de exportfiler som ni behöver i Expense.

Om någon av granskare eller attestpersoner underkänner en redovisning kommer den att skickas tillbaka till användaren för justering. Administratörer kan följa redovisningens status via historikfliken i systemet.

Påminnelser

För att skicka påminnelser från Expense, följ denna instruktion.