Digitalisering har på senare år blivit ett nyckelord för många företag, inte minst när det kommer till hanteringen av ekonomiska processer. Nyligen höll Angelica Björk, ekonom och Produkt- Expert inom Expense ett webinar för att guida användare genom processen att automatisera momsavdrag, särskilt för inköp både inom och utanför EU. För dig som missade detta informativa möte kommer här en sammanfattning av huvudpunkterna och viktiga insikter.
Varför automatisera momsavdrag?
Att automatisera momsavdrag ger inte bara effektivitet i processen utan minskar också risken för mänskliga fel. Många företag har redan digitaliserat sina kvittohanteringsprocesser, vilket innebär att de nu slipper hantera fysiska kvittobuntar tack vare lagändringar som trädde i kraft den 1 juli. Genom Expense-plattformen kan du enkelt koppla företagskort, utlägg och reseräkningar, vilket gör hanteringen av moms mycket enklare.
Aktivering av inställningar för momsavdrag
Ett centralt fokus under webinaret var inställningarna för moms inom och utanför EU. Angelica visade hur man som administratör aktiverar dessa inställningar under portalen "Inställningar". När dessa inställningar är påslagna kommer man kunna se val för ingående och utgående moms. För att detta ska fungera behöver företaget först lägga upp motsvarande konton i kontoplanen. Ett tips är att sätta dessa konton som "systemkonton" för att undvika att de syns för användarna när de kategoriserar sina kvitton.
Effektiv hantering av inköp och fakturor
När ett inköp görs, oavsett om det är ett företagskort-köp eller ett utlägg i utländsk valuta, finns det möjlighet att kategorisera köpet korrekt i Expense-portalen. Systemet fångar upp relevant data som valuta, belopp och växelkurs, och omvandlar automatiskt beloppen till den lokala valuta som bokförs. När man som administratör kategoriserar ett kvitto kan man aktivt välja att bokföra inköpet som antingen inom eller utanför EU. Därefter fyller man i det momsbelopp som ska lyftas och systemet hanterar automatiskt omvandlingen till rätt konto.
Vad händer om momssatsen varierar?
Under webinaret diskuterades även scenarier där momssatserna kan variera beroende på typ av avdelning eller typ av inköp. För företag som inte lyfter hela momsen har Expense möjligheten att ställa in så kallade "modifierad moms". Detta innebär att rätt momssats automatiskt appliceras utifrån vilken avdelning som har gjort inköpet. Funktionen är flexibel och kan användas för att styra rätt momsbelopp baserat på förinställda parametrar.
Hantering i appen för användare
Funktionen för momsavdrag är även tillgänglig i Expense-appen. Detta betyder att användare som själva kategoriserar sina kvitton också kan göra detta val. Dock kan det vara klokt att informera användare om hur moms ska lyftas, eftersom de kanske inte alltid har full kännedom om detaljerna kring momsavdrag.