Använd Expense-appen för att digitalisera kvitton och aktivera inställningar som ger ökad kontroll över era ekonomiprocesser.
Aktivera Inställningar för Kvitto- och Kommentarskrav
För att säkerställa att kvitton och kommentarer alltid bifogas vid registreringar:
- Gå till Administrera > Inställningar.
- Aktivera Kräv kvitto på alla inköp.
- Aktivera Kräv kommentar på alla inköp.
Genom att aktivera dessa krav underlättas redovisningsprocessen då all nödvändig information tillhandahålls från början.
Hantera Undantag för Kvitto
När kravet på kvitto är aktiverat, säkerställer Expense att alla transaktioner har ett kvitto. Vid situationer som borttappade kvitton eller undantag (t.ex. årsavgifter) kan undantag specificeras:
- Gå till Administrera > Kontoplan.
- Välj kontot för vilket kvittokravet ska hävas.
- Aktivera Kräv inget kvitto.
Om ett kvitto är borttappat, rekommenderas att kontakta leverantören för en kopia. Om detta inte är möjligt, bifoga en "Borttappat kvitto"-blankett med en förklaring. Företaget beslutar om moms ska bokföras eller inte.
Kombinera Digitala Kvitton med Attestering
För att effektivisera processen ytterligare kan attestering aktiveras, så att redovisningarna i Expense innehåller både bokföring och underlag.
- Gå till Administrera > Inställningar > Attesteringsmetod.
- Välj Digital och klicka på Spara.
- Manuell attest: En metod för att attestera utskrivet underlag från Expense.
- Ingen attest: Alternativ för företag som inte önskar ett atteststeg.
Skapa Attestflödet
- Gå till Administrera > Personer.
- Välj personen som ska vara attestansvarig och aktivera Kan attestera under Mina behörigheter på andras redovisningar.
- För att tilldela personer att attestera för, gå till Mina personer/godkännare för den valda personen, välj namn och klicka på Spara.
- För flöden med två attestansvariga, kontakta support för aktivering.
Alla redovisningar som attesteras i arbetsflödet skickas till administratörerna för slutligt godkännande, vilket finns under Redovisningar > Godkänna.
Kontrollera Bifogade Kvitton
Som administratör kan ni säkerställa att alla kvitton är korrekta och kopplade till redovisningarna.
- Gå till Redovisningar > Lista alla.
- Öppna den aktuella redovisningen och välj:
- Gemikon för kopplade kvitton.
- Telefonikon för matchade kvitton.
- S-ikon för automatiskt matchade kvitton.
- Plusikonen om inget kvitto är bifogat.
Vid behov kan ni klicka på plusikonen för att få tillgång till användarens kvittoarkiv och hjälpa medarbetaren att slutföra sin redovisning.
Genom dessa steg får administratörer en fullständig översikt över redovisningar, kvitton och kan säkerställa all dokumentation innan exportfilerna genereras.