Använd Expense appen för att digitalisera era kvitton och aktivera inställningar för få ökad kontroll på era processer
Aktivera inställning kräv kvitto & kommentar
- Gå till Administrera > Inställningar > Aktivera kräv kvitto på alla inköp
- Aktivera kräv kommentar på alla inköp
Vid aktivering av ovanstående inställningar möjliggör ni att kvitton alltid finns bifogade till redovisningarna samt att kommentar måste anges vid registrering. Detta underlättar hela processen för organisationen då alla underlag och detaljer är krav från start.
Häv kvittokrav vid borttappat eller inget kvitto
Vid aktivering av kräv kvitto på alla inköp kommer Expense kontrollera att alla transaktioner har ett tillhörande kvitto bifogat. Vid scenario av borttappat kvitto eller att inget kvitto finns (vid exempel årsavgift) kan detta anpassas i kontoplanen.
- Gå till Administrera > Kontoplan > Välj konto ni önskar häva kvittokravet > Aktivera Kräv inget kvitto.
Bortappat kvitto
Vid scenario att ett kvitto tappats bort rekommenderar vi att man kontaktar leverantören man gjort inköpet ifrån och fråga efter kvittokopia.
Är detta inte möjligt får man bifoga borttappat kvittoblankett med förklaring som man bifogar till transaktionen och ni inom förtaget får ta beslut om moms skall bokföras eller ej.
Kombinera digitala kvitton med attest
Vid effektivisering av digitala kvitton kan attest aktiveras vid behov då redovisningarna i Expense kommer innehålla bokföring samt underlag
- Gå till Administrera > Inställningar > Attesteringsmetod > Digital > Spara
Manuell attest är en attesteringsmetod som kan tillämpas om attest skall ske på utskrivet underlag ifrån Expense. Ingen attest är metoden för de bolag som inte vill tillämpa atteststeget i Expense.
Skapa attestflödet
- Gå till Administrera >Personer
- Gå in på person som ni önskar aktivera som attestperson
- Mina behörigheter på andras redovisningar > Aktivera kan attestera
- Gå in på vald person som personen ovan skall attestera redovisningar för > Mina personer/godkännare
- Välj personens namn > Spara
Skapa attestflödet
Önskar ni ha två personer i ert arbetsflöde kan ni kontakta support för aktivering.
Alla redovisningar som attesteras i ert arbetsflöde kommer alltid till er administratörer för att bli godkända.
Detta finner ni under redovisningar > Godkänna.
På så sätt kan ni kontrollera allas redovisningar, kvitton och säkerställa detta innan ni genererar exportfilerna.
Kontrollera bifogade kvitton
Vid digitalisering av era kvittoprocesser kommer ni som administrera kontrollera alla bifogade kvitton till era redovisningar.
- Gå till redovisningar > Lista alla
- Gå in på valfri redovisning >
- Beskrivningar
- Gem ikon > Kopplat kvitto
- Telefonikon > Matchat kvitto
- S ikon > Automatiskt matchat kvitto
- Plus ikon > inget Kvitto finns bifogat eller matchat
Klicka på plusikonen för att se användarens kvittoarkiv för att hjälpa medarbetaren att slutföra sin redovisning