Effektiv hantering av kortfakturan vid företagskort-användning

Förenkla hanteringen av företagskortsfakturor och skapa en smidigare bokslutsprocess med Expense

Vid användning av företagskort för inköp är det viktigt att hantera leverantörsfakturor på ett effektivt och systematiskt sätt för att säkerställa korrekt bokföring och avstämning. I denna artikel går vi igenom en metod för att förenkla hanteringen av företagskortsfakturor och skapa en smidigare bokslutsprocess med Expense.

Leverantörsfakturan inkommer till leverantörsreskontran

När en leverantörsfaktura som rör företagskortet inkommer, registreras den först i leverantörsreskontran. För att minimera antalet fakturor som behöver hanteras kan det vara fördelaktigt att överväga att ställa om till en samlingsfaktura. Med en samlingsfaktura hanteras alla köp med företagskortet under en specifik period på en enda faktura, vilket förenklar administrationen och bokföringen.

Fakturan bokförs emot ett avräkningskonto

Efter att leverantörsfakturan har mottagits och kontrollerats bokförs den mot ett avräkningskonto. Detta konto används för att hålla reda på transaktionerna tills de matchas mot faktiska utgifter och avräkningar i Expense.

Redovisningar i Expense-appen

När den skarpa leverantörsfakturan är bokförd, inkommer redovisningarna från medarbetarna som använder företagskortet via Expense-appen. Appen gör det möjligt för användarna att rapportera sina utgifter, vilket i sin tur gör det enklare för företaget att följa upp transaktionerna. 

Kategorisering, bokföring och attestering

I Expense-appen kategoriseras och bokförs alla utgifter av slutanvändaren. När redovisningarna är inlagda går de igenom en attestprocess där ansvariga personer godkänner utgifterna. Slutligen sker en slutgodkännandeprocess av en administratör för att säkerställa att allt är korrekt registrerat och klart för bokslut.

Automatisk avstämning med samma konto

För att ytterligare effektivisera processen ska samma avräkningskonto som leverantörsfakturan bokfördes mot ställas in i Expense-appen. Detta gör det möjligt att automatisera avstämningen, där utgifterna från Expense-appen matchas mot leverantörsfakturan på avräkningskontot.

Exportera redovisningar trots ofullständiga kortfakturor

Även om inte alla redovisningar och transaktioner kopplade till kortfakturorna är klara i slutet av månaden, kan man ändå exportera de redovisningar som är färdiga. På så sätt kan företaget hålla koll på avräkningskontot och säkerställa att bokslutsprocessen löper smidigt varje månad.

Slutsats

Genom att införa en samlingsfaktura och använda digitala verktyg som Expense-appen kan företag effektivisera hanteringen av leverantörsfakturor kopplade till företagskort. Denna metod minskar den administrativa bördan, säkerställer korrekta avstämningar och ger en bättre översikt över företagets utgifter.