Checklista - Så här kommer användare igång med Expense

Kom igång med Expense för Användare.

Att komma igång med ett nytt verktyg kan ibland vara överväldigande, därför har vi tagit fram en checklista för att se till att ni är igång på nolltid!

För att komma igång med Expense krävs det att ni som användare finns registrerade i Expense. Prata med er Administratör eller Chef för att komma igång.  

Steg 1 - Ladda ner Expense Appen

Expense App finns att ladda ner via AppStore (iOS) och Google Play (Android) alternativt sök Expense i respektive App Plats.

Steg 2 - Aktivera Expense Appen

Skaffa en aktiveringskod 

1. Öppna mailet från er administratör > Klicka på länken till er Expense webbmiljö. 
2. Kopiera Användarnamn och Lösenord i mailet och använd vid inloggning till Expense. 
3. Gå till till Mina > Inställningar > Klicka Lägg till enhet > Privat nyckel visas och är giltig i 24 timmar. 
4. Öppna appen > Ange nyckeln vid inloggning.
5. Klar 

Steg 3 - Skapa utlägg som betalats med egna medel eller med företagskort.

Skapa utlägg som betalats med egna medel

1. Öppna Expense Appen > Klicka Plus ikonen > Skapa inköp
2. Fota kvittot eller hämta en bild från bildarkivet genom att trycka telefonens tillbaka knapp.
3. Expense skannar automatiskt kvittot och hämtar datum, belopp, moms, ort och inköpsställe. 
4. Välj Egna Medel.
5. Lägg till kommentar.
6. Säkerställ att belopp och övriga uppgifter är korrekta > Klicka Spara
7. Bokför utlägget direkt, spara utlägget för att redovisa senare eller skapa nytt utlägg. 

Skapa utlägg till ett företagskort 

1. Öppna Expense Appen > Klicka Plus ikonen > Skapa inköp
2. Fota kvittot eller hämta en bild från bildarkivet genom att trycka telefonens tillbaka knapp.
3. Expense skannar automatiskt kvittot och hämtar datum, belopp, moms, ort och inköpsställe. 
4. Välj Företagskort.
5. Lägg till kommentar.
6. Säkerställ att belopp och övriga uppgifter är korrekta > Klicka Spara
7. Spara utlägget eller skapa nytt utlägg. 

Fota kvittot om företagskortstransaktionen finns tillgänglig i Expense appen

1. Öppna Expense Appen > Klicka Att Redovisa 
2. Klicka Aktuella redovisningen > Välj en transaktion > Kamera symbolen.
3. Fota kvittot eller hämta en bild från bildarkivet genom att trycka telefonens tillbaka knapp.
4. Expense kopplar kvittot till den aktuella transaktionen. 
5. Spara.

Steg 4 - Skicka digitala kvitton direkt till Expense

1. Öppna Expense Appen > Verifiera e-postadress
2. Ange koden som skickades till din e-post > Verifiera. 
3. När er e-post är verifierad kan ni skicka kvitton till kvitto@expense.se eller receipt@expense.se.
4. Ange inköpets belopp med decimaler i ämnesraden får kvittot rätt belopp och kan matcha direkt emot transaktionen.

Steg 5 - Skapa en milersättning

1. Öppna Expense Appen > Klicka Plus ikonen > Skapa Milersättning.
2. Ange datum.
3. Fordonstyp.
4. Ange antal kilometer (koppling till Goole Maps förväntas kommer under 2024). 
5. Ange Destination. 
6. Ange kommentar.
7. Spara.

Steg 6 - Skapa en reseräkning

1. Öppna Expense Appen > Klicka Plus ikonen > Skapa reseräkning.
2. Ange resans namn > beskrivning > eventuella interna konton
3. Ange Inrikes / Utrikes resa 
4. Ange Resans start datum > tidpunkt när man lämnade sin bostad
5. Ange Resans slutdatum > tidpunkt när man återkom till sin bostad
6. Vid utrikes resa anger man även de tidpunkter när du lämnade/kom tillbaka till Sverige
7. Spara
8. Vid utrikes resa > ange destination (plusikon iphone, penna android)
9. Ange de måltidstyper som tillämpats

Steg 7 - Bokför företagskorts transaktion

1. Öppna Expense Appen > Klicka Att Redovisa 
2. Gå in på den pågående kortredovisningen > kontrollera transaktionerna
3. Gå in på valfri transaktion > bokför > få alternativ vilket konto som tillämpas eller välj Inköp för att se snabbval
4. Bokför enligt era interna rutiner med interna konton > kontrollera momsbelopp
5. Spara
6. Vid transaktion där representation tillämpas välj det vid bokföringssteget > ange den mall som tillämpats vid representationstillfället och fyll i 
   Antal deltagare
   Deltagarnas namn
   Syfte
   Vid extern > Externt företagsnamn

Steg 8 - Bokför utlägg som betalats med egna medel

1. Öppna Expense Appen > Klicka Att Redovisa >
2. Gå in på den pågående utläggsredovisning > kontrollera transaktionerna
3. Gå in på valfri transaktion > bokför > välj inköp för att se snabbval
4. Bokför enligt era interna rutiner med interna konton > kontrollera momsbelopp
5. Spara
6. Vid transaktion där representation tillämpas välj det vid bokföringssteget > ange den mall som tillämpats vid representationstillfället och fyll i 
   Antal deltagare
   Deltagarnas namn
   Syfte
   Vid extern > Externt företagsnamn