Slipp onödiga manuella utbetalningar varje månad

I ett arbetsflöde för kvittohantering handlar en viktig fråga om betalningar. Många företag utan en digital kvittolösning måste hantera alla sina kvitton, dokument och betalningar manuellt. Manuella utlägg, eller eget utlägg innebär att medarbetare privat betalar för något som företaget ska stå för. Detta är alltså köp som avser privata kort via en kortleverantör eller kvitton som avser personal som inte har ett företagskort.

Ett vanligt förekommande och som ofta leder till betydande problem, eftersom personal inom organisationen måste ligga ute med stora summor varje månad. Följaktligen måste löneavdelningen, som redan är redan under en stor arbetsbelastning, behandla dessa betalningar manuellt innan lönekörningen. Detta medför en ond spiral där både anställda som får vänta på sina pengar och en stor administrativ börda på både lön och ekonomiavdelningen.

Med Expense kan utbetalningsfiler skapas direkt så att medarbetare får snabbare ersättning för sina utlägg och minska stressen för löneavdelningen.

Expense är det smidiga systemet som förenklar hela utläggsprocessen och ersätter kvittofyllda plånböcker med kvittoskanning och utbetalningsfiler.

Utlägg registreras direkt i Expense appen med tillhörande uppgifter om köpet. Istället för manuell notering med papper och penna, skannar Expense automatiskt kvittot och hämtar datum, belopp, moms, ort och inköpsställe. Kvittot kontrolleras dessutom det finns dubbletter vilket minskar risken för misstag. Efter slutförd registrering åker utlägget direkt till en behörig attestperson. När utlägget attesterats kan administratörerna aktivera utbetalningsfiler direkt via Expense portalen.

Utbetalningsfiler aktiveras i Expense genom att adderar företagets bankuppgifter och de format man önskar tillämpa. Vanligaste formatet som används idag är ISO, det som härleds via IBAN/BIC, men vi har också Swedbank-SUS och vanliga Bankgiro filer.

Ett företag kan generera utbetalningsfiler i den frekvens man önskar och slippa vara låsta till endast en lönekörning per månad.

Med Expense appen får dessutom alla anställda en avisering när en utbetalning är gjord så de får tydliga notiser när pengarna är på väg.

Slipp onödiga manuella utbetalningar varje månad, spara tid och underlätta för era medarbetare med Expense Utlägg - det smidiga systemet för digital kvittohantering och utlägg.